新庁舎での業務開始に合わせプリント環境を一新
【渋谷区役所様からの依頼内容 〜セキュアなプリント環境を構築して業務改革を実施〜】
渋谷区役所様は2015年10月から3年ほど仮庁舎で業務を行った後、2019年1月より旧庁舎と同じ場所に建て替えられた新庁舎で業務をスタート。新庁舎はただ建て替えただけでなく、数々のワークスタイル改革を実施されました。
このワークスタイル改革をICTで支えたのが経営企画部 ICT戦略課でした。新庁舎への移転を機にインフラを一新すべく2015年に新設され、新庁舎での業務再開までにサーバーやネットワークのリプレースのほか、無線LAN環境の構築やモバイルPCの配布、Microsoft Teamsなどの導入で、新庁舎では時間や場所に縛られない業務環境を実現されました。
そのような中、最も課題として上がっていたのがプリント環境でした。複合機に置き忘れられた書類や出力時のプリントの混在、抜き去りといったセキュリティにも関わる課題が山積していました。スキャンに至っては、複合機にデータが残るためほとんど使われておらず、多岐にわたっての改善が求められました。
【SmartSESAMEの導入 〜製品機能への信頼が決め手となった導入〜】
新庁舎で新たなプリント環境を整備するにあたり、インフラを設計・構築するベンダーから渋谷区役所様にシーイーシーの商品、“SmartSESAME(スマートセサミ)”を推薦していただくという好機に恵まれました。SmartSESAME SecurePrint!(以下、SecurePrint!)と、SmartSESAME MultiScan!(以下、MultiScan!)は、複合機の種類を問わず利用でき、渋谷区役所様の求められている機能にも合致。さらに官公庁や自治体での稼働実績も認められ、すぐに導入を決めていただきました。
【お客様との二人三脚の活動 ~庁舎の建て替えをチャンスとして~】
SecurePrint!とMultiScan!導入の打ち合わせは2017年10月にスタートしました。2018年4月から詳細設計を行い、移転直前の11~12月にかけてシステムを構築。新庁舎ほか、出張所や図書館、区立の小中学校など数十カ所の施設にも導入することになりました。私たちも何度も現場に足を運び、ICT戦略課の方々と打ち合わせを重ねました。調整に多少の時間はかかりましたが、この機会にシステムを一新したいというお客様の力になれるように努めました。そして予定通り、2019月1月から新庁舎の業務開始とともにSecurePrint!とMultiScan!の活用が始まりました。
【SmartSESAME導入後の状況 〜プリント環境の大幅改善〜】
SecurePrint!は、複合機脇のカードリーダーで認証することでプリントできるため、部署にある複合機に限らず、庁舎内の空いているどの複合機でもプリントができるようになりました。また複数の人が各自席でプリント指示したものが同時に出力されることがないので、プリントの混在も解消しました。さらに複合機のジョブログを収集し一元管理できるオプションの統合ログ(M's eye)により、プリントの見える化も実現。モノクロやカラーの枚数、どの部門がどれだけプリントしたのかまで分かるようになりました。
MultiScan!では、複合機側の操作だけで、自分のフォルダーや特定のフォルダーにスキャンデータを転送できるようになりました。スキャンデータは自動的に消去されるため、データが残ってしまうという問題も解決。新庁舎は、書類を保管しておく場所が少ないということで、積極的に活用していただいています。
(お客様の声)
自分の部署以外でも出力ができ、プリンターが混雑している時など大変便利になりました。また、特殊な色紙をセットしているときに別のプリントが出力されてしまうこともなく快適です。スキャンに関しては、煩雑だった操作がシンプルになり使いやすいですね。データが残る心配もなくなり積極的に活用しています。
シーイーシーには、今後データの分析部分でも力を貸していただければと思っています。これからも引き続きサポートをお願いします。
【オフィスや庁舎内をセキュアに、スマートに 〜働き方改革に貢献するソリューション~】
直面する問題や変化していくワークスタイル環境に合わせて、働き方を変えていく必要がでてきました。シーイーシーでも、時代に合わせたセキュアでスマートな働き方をご提供できるようなソリューションの開発に努め、より一層邁進していきたいと考えています。